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         會議記錄是開會時當場把會議的基本情況和會議上的報告,討論的問題,發言、決議等內容記錄下來的書面材料。會議記錄是對會議整個情況所做的真實記載,其作用在于正確反映會議情況,作為整理會議文件、匯報會議精神,研究工作等存查備考的一種歷史資料。北京會議速記公司小編為您分享。

    在會議記錄中常出現一些問題,如會議記錄沒有目錄,記錄本不固定,記錄員字跡潦草,用圓珠筆、純藍色墨水等不耐久材料等,為了做好會議記錄,避免以上情況發生,揚子人才網職場指導專家建議在做會議記錄的過程中應該注意以下幾點:


    方法/步驟


    記錄會議的組織情況。要寫清楚會議的名稱,開會的時間、地點、缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名。如果有其他需要記錄的情況,也需要作為備注記錄在案。


    記錄會議的內容。要寫明發言人的姓名,發言的內容,包括討論的內容、提出的建議、通過的決議等,必要時還要 記下表決情況。要記錄關于會議的相關動態,如發言中的笑聲、掌聲、臨時中斷以及會場等重要情況。會議記錄完了要另起一行也“會議結束”。重要的會議記錄,要有主持人和記錄人在正文右下方簽字。這是會議記錄的重要組成部分。


    采用速記??赡軙h的參與人員較多,議題和發言較多,詳細記載比較困難,因此速記是一個比較常用的方式。把每一位發言人所講的中心意思概括出來,不要一字一句地記錄。要把重點放在所討論的問題上,把問題的核心點出來,如會議待解決的問題、提出的觀點、問題各個小點解決的方案、問題討論到最后的結果。

    采用錄音方式,會后整理會議記錄。這種方式一般在重要會議上才可能運用,如重要客戶會議、商業談判。這種方法最好征得與會人員同意后再用,否則容易對會議產生負面影響,甚至引發不必要的糾紛。事后整理錄音記錄,重新聽和提煉會議內容也需要大量的時間,所以這種方法不要經常使用。


    要對會議責任人和會后實施的有效性進行跟蹤和評估。會議上的議題需要在會議記錄中詳細而嚴明地提出,最好作為標題,要標明責任人、實施時間、完成時間和評估人等后續跟進工作,讓會議的有效性得到實施,并用會議記錄加以確認和證實。


    要確保會議記錄的準確性和及時發出。如果遇到不太清楚的地方,在發出以前最好跟發言人本人和會議的組織者確認不清楚的會議內容核實一遍,以免發出會議記錄后產生異議或錯記。


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